Charte Annuelle pour les CHAPTERS DU H

Charte Annuelle pour les CHAPTERS DU H.O.G.

Préambule

Le Harley Owners Group (H.O.G.) est une organisation fondée et parrainée par Harley-Davidson Motor Company. Le groupe s’est constitué pour offrir des avantages aux pilotes de motos et des services aux enthousiastes de Harley-Davidson dans le monde entier, et pour développer des relations étroites entre le pilote de Harley-Davidson, le concessionnaire Harley-Davidson et Harley-Davidson Motor Company.

La possibilité de créer un Chapter indépendant affilié au Harley Owners Group a pour but de rassembler les membres qui ont un intérêt commun pour la promotion des activités du motocyclisme. L’objectif de chaque Chapter est de promouvoir un enthousiasme accru pour le pilotage des motos Harley-Davidson. Le Chapter devra être une organisation centrée sur la famille et apolitique.

Article I - Objectif

1. L’objectif du Chapter local sera de promouvoir des activités de pilotage responsables destinées aux membres du Harley Owners Group en proposant des activités du Chapter et en encourageant la participation à d’autres événements du H.O.G.

2. Les activités et les opérations du Chapter devront être conduites en harmonie avec une philosophie orientée sur la famille et apolitique.

Article II - Parrainage

1. Chaque chapter doit être parrainé par un concessionnaire Harley-Davidson officiel. La décision de parrainer un Chapter est à la seule discrétion du concessionnaire.

2. Un concessionnaire Harley-Davidson officiel ne peut parrainer qu’un seul Chapter du H.O.G.

3. Le Concessionnaire Parrain doit avoir tout pouvoir pour demander au Chapter parrainé de conduire ses opérations et ses activités conformément aux normes du Concessionnaire Parrain. Le Concessionnaire Parrain devra exiger du Chapter qu’il gère et conduise ses activités conformément à la Charte et aux polices d’exploitation du H.O.G.

4. Le Concessionnaire Parrain aura autorité sur le contenu de toutes les publications du chapter, qu’il lui appartiendra d’approuver.

5. Le Concessionniare Parrain aura autorité sur tout problème et sur tous les problèmes concernant l’adhésion au Chapter.

6. Le Concessionnaire Parrain pourra fixer les montant des cotisations du Chapter, qui ne pourront être utilisées que pour payer ou rembourser les frais de gestion du Chapter.

Article III - Demande d’affiliation et Durée

L’affiliation au H.O.G. aura une durée de validité de un an et devra faire l’objet d’une demande d’affiliation annuelle et être soumise à l’acceptation du H.O.G.

Article IV - Nom et Affiliation

1. Le Harley Owners Group, division de Harley-Davidson Motor Company, est l’organisme qui régit tous les Chapters du H.O.G. Chaque Chapter affilié au Harley Owners Group devra être une organisation séparée et indépendante fournissant des services aux membres de son Chapter sur une base « non lucrative ».

2. Chaque chapter affilié devra adhérer à la présente Charte et aux polices d’exploitation du H.O.G.

3. Les Chapters affiliés devront prendre le nom de leur ville ou de la région de leur Concessionnaire Parrain. Le H.O.G France se réserve le droit d’approuver les noms de Chapters.

4. Si le H.O.G. décide, à seule discrétion, qu’un Chapter n’adhère pas à la présente Charte, le H.O.G. pourra retirer au Chapter sa reconnaissance d’organisme affilié au H.O.G. Les concessionnaires pourront de même retirer leur parrainage à leur Chapter à tout moment, ce qui mettra également fin à l’affiliation du Chapter au H.O.G.

Article V - Membres du bureau

1. Les Chapters affiliés devront comprendre les membres du bureau suivants : Directeur, Directeur Adjoint, Trésorier et Secrétaire. D’autres membres discrétionnaires du bureau pourront être nommés si nécessaire.

2. Le Concessionnaire Parrain pourra assumer tout ou partie de la (des) fonction(s) d’un (des) membre(s) du bureau, y compris leurs responsabilités respectives, et il pourra démettre de ses fonctions tout membre du bureau, à sa seule discrétion. Le Concessionnaire Parrain pourra déterminer comment les membres du bureau seront sélectionnés et la durée de leur mandat au bureau.

3. Le Concessionnaire Parrain aura la faculté de demander au Chapter de se conformer aux normes du Concessionnaire Parrain et il lui appartiendra de garantir au H.O.G. que le Chapter se conforme à la présente Charte et aux polices d’exploitation.

4. Les tâches et les responsabilités des membres de base du bureau du Chapter seront les suivants :

A. Directeur: Le Directeur devra se conformer à la présente Charte et aux statuts de Chapter, conduire les réunions et coordonner les responsabilités des membres du bureau.

B. Le Directeur Adjoint: Le Directeur Adjoint devra assister le Directeur dans la réalisation de ses tâches de Directeur. Le Directeur Adjoint sera également responsable de la promotion des adhésions, de l’orientation des adhésions et il devra informer les membres du Chapter sur les programmes du H.O.G.

C. Le Trésorier: Le Trésorier sera responsable de la collecte et de l’utilisation des fonds du Chapter, du rapport des opérations financières aux membres sur une base mensuelle, de soumettre un rapport financier annuel au H.O.G., du respect des exigences d’enregistrement des recettes et du rapport.

D. Le Secrétaire: Le Secrétaire sera responsable des problèmes administratifs du Chapter, de tenir les procès-verbaux des réunions annuelles des membres du Chapter et des assemblées générales, de s’assurant que tous les membres du Chapter possèdent une adhésion en cours de validité auprès du H.O.G., de conserver une copie signée du formulaire d’adhésion annuelle au Chapter et un reçu de chaque membre signé sur une base annuelle, et de soumettre au H.O.G. la demande d’affiliation à la Charte du Chapter du H.O.G. et tous les autres rapports qui seront requis par le H.O.G. En outre, le Sécretaire devra s’assurer que toutes les exigences sont remplies en matière d’assurance (y compris les signatures des participants sur les formulaires de reçus requis).

5. Les tâches et les responsabilités des membres discrétionnaires du bureau seront les suivantes :

A. Le Responsable des activités: Le Responsable des activités sera chargé de la gestion des événements du Chapter.

B. Le Responsable du Ladies of Harley: Le Responsable L.O.H.sera chargé d’encourager les membres féminins à prendre une part active aux activités du Chapter.

C. Le Responsable des parcours: Le(s) Responsable(s) des parcours sera (seront) chargé(s) d’aider à planifier les itinéraires pour les excursions du Chapter et de tenir le Chapter informé de tous les programmes du H.O.G.

D. Le Rédacteur: Le Rédacteur aura la responsabilité de monter, d’agencer les supports, écrits, oraux, (radiodiffusion) et électronique pour les publications du Chapter, par ex: bulletins, circulaires, communiqués de presse. Toutes les publications, qu’elles soient écrites, orales (radiodiffusion) ou électroniques, devront être soumises au Concessionnaire Parrain pour approbation avant la publication.

E. Le Responsable de la sécurité: Le Responsable de la sécurité sera chargé de fournir aux membres du Chapter des informations concernant les possibilités de formation pour les pilotes.

F. Le Photographe: Le Photographe sera responsable de l’obtention et de l’organisation des photos du Chapter destinées à être utilisées dans les publications du Chapter et dans les albums relatant l’histoire du Chapter.

G. L’Historien: L’Historien sera responsable de la préparation et du suivi d’un historique écrit du Chapter, incluant les fonctions des membres du bureau, des activités du Chapter et les chiffres d’adhésion.

Article VI - Adhésion

1. Tous les membres du Harley Owners Group peuvent adhérer à n’importe quel Chapter affilié. Une adhésion arrivant à expiration au H.O.G. met automatiquement fin à l’adhésion au Chapter local et à toutes adhésions associées. Il est de la responsabilité de chaque Chapter local de s’assurer que les membres du Chapter possèdent une adhésion en cours de validité auprès du H.O.G. et de conserver dans les registres du Chapter une copie signée du formulaire d’adhésion annuel au Chapter et un reçu de chaque membre du Chapter. Toute personne aura la responsabilité lors de sa demande, ou du renouvellement de son adhésion au Chapter local d’apporter la preuve de son adhésion au niveau national, ce qui constitue une condition de son éligibilité en tant que membre.

2. Le Concessionnaire Parrain pourra suspendre ou mettre fin à l’adhésion d’une personne au Chapter parrainé, si le Concessionnaire Parrain, à sa seule discrétion, décide que la conduite du membre le rend indésirable ou si celle-ci est contraire aux intérêts du Concessionnaire Parrain.

Article VII - Cotisations

1. Les Chapters sont des organismes à but non lucratif. Le Concessionnaire Parrain pourra, à sa seule discrétion, fixer les montant des cotisations, qui seront utilisées uniquement pour payer ou rembourser les frais de gestion du Chapter.

2. Les Chapters pourront organiser des activités lucratives légitimes, pour aider à payer ou à rembourser les frais de fonctionnement du Chapter ou pour constituer des fonds pour des oeuvres charitatives. Toutes ces activités lucratives devront être soumises à l’approbation du Concessionnaire Parrain.

Article VIII - Activités

Les événements et les activités du Chapter sont la seule responsabilité du Chapter local. Ces événements et ces activités peuvent inclure des activités centrées sur la famille, ne présentant pas de risques, qui sont de nature à promouvoir une image positive du sport du motocyclisme et qui donnent envie de devenir membre du Chapter.

Article IX - Publications du Chapter

Tous les supports publiés par le Chapter devront comporter le nom officiel du Chapter et son numéro. Toutes les publications du Chapter, qu’elles soient écrites, orales (radiodiffusion), ou électroniques, devront être approuvées par le Concessionnaire Parrain. Si, à un moment quelconque, le H.O.G. décide à sa seule discrétion que la publication d’un Chapter est incompatible avec les philosophies centrées sur la famille, apolitique, et/ou les objectifs du H.O.G., il pourra être mis fin à la reconnaissance du Chapter en tant qu’organisme affiliée au H.O.G. Une copie de toutes les publications du Chapter, quel qu’en soit le type, devra être adressée au bureau du H.O.G. Europe.

Article X - Licence de marque déposée

1. Les marques déposées H.O.G., HARLEY OWNERS GROUP, L.O.H., LADIES OF HARLEY et les logos H.O.G. ci-dessous (les "Marques déposées de logos") font partie des nombreuses marques déposées de Harley-Davidson Motor Company. Ces marques déposées H.O.G. ne peuvent en aucune façon être modifiées et ne peuvent pas être utilisées combinées à d’autres mots ou graphismes.

2. La délivrance ou le renouvellement de cette Charte Annuelle Pour les Chapters du H.O.G. constitue une licence limitée accordée aux Chapters du H.O.G. pour l’utilisation des marques déposées H.O.G. pour la durée de la présente charte annuelle.

3. La licence des Chapters du H.O.G. régis par la Charte pour utilisation des marques déposées H.O.G. est limitée à son utilisation en association avec le nom officiel du Chapter et en association avec les supports se rapportant aux activités du Chapter.

4. Les Chapters devront obtenir l’autorisation préalable du H.O.G. pour utiliser les marques déposées H.O.G. sur tout support autre que les publications du Chapter. Les T-shirts, les pin’s et autres articles ne sont fabriqués que par des concessionnaires autorisés de la licence de Harley-Davidson Motor Company et ils devront en conséquence faire également l’objet d’un accord préalable du H.O.G.

5. L’utilisation par le Chapter des marques déposées H.O.G. ne pourra se poursuivre que tant que cette Charte Annuelle demeurera en vigueur entre le H.O.G. et le Chapter régi par la Charte, et à la condition que le Chapter fonctionne conformément à cette Charte Annuelle et aux polices d’exploitation du H.O.G. H.O.G. pourra, à sa seule discrétion, mettre fin à tout moment à la licence restreinte du Chapter d’utiliser les marques déposées H.O.G., avec un préavis écrit de trente (30) jours. Le Chapter devra immédiatement cesser d’utiliser les marques dès la prise d’effet de la notification.

6. Le Chapter devra apporter toute l’assistance que Harley-Davidson pourra raisonnablement lui demander, pour protéger les marques déposées H.O.G. dans la ville d’exploitation du Chapter.

Article XI – Statuts

1. Cette Charte devra être adoptée et elle servira de police d’exploitation pour les Chapters du H.O.G. Elle devra être mise à la disposition de tous les membres.

2. Les statuts du Chapter, le cas échéant, ne pourront pas remplacer, annuler, ni s’opposer à la présente charte et aux polices d’exploitation du H.O.G. Le Concessionnaire Parrain et le bureau du H.O.G. devront approuver les statuts du Chapter avant leur publication ou leur mise en œuvre. Lorsque les statuts du Chapter auront été adoptés, un exemplaire de ces statuts devra être fourni au Concessionnaire Parrain et au bureau du H.O.G., et il devra être mis à la disposition de tous les membres du Chapter.

Article XII - Amendements

Le H.O.G. pourra modifier cette Charte à tout moment à sa seule discrétion, sur examen par le H.O.G. des développements et des besoins du Chapter, ou en cas de non conformité avec les lois nationales, de l’état, ou locales.

Article XIII - Décaissements

En cas de dissolution ou de liquidation définitive du Chapter, tous les fonds restants et les biens du Chapter, après paiement de tout le passif et des obligations du Chapter ou après avoir fait des provisions pour ledit paiement et pour les dépenses nécessaires, devront être distribués à un (des) organisme(s) conçus et gérés exclusivement à des fins caritatives et qui entrent dans le cadre d’organisme(s) exempté(s). L’actifs et les biens ne devront en aucun cas être distribués à un directeur, un membre du bureau ou à une personne privée.

Article XIV – Renonciation au droit de recours

Bien que le Chapter puisse être affilié au H.O.G., il demeure une entité indépendante, responsable de ses actions. Tous les membres du Harley Owners Group et leur(s) invité(s) participent volontairement et à leurs propres risques au H.O.G. et aux activités du H.O.G. Le Concessionnaire Parrain, le H.O.G. et Harley-Davidson Motor Company, ses filiales et ses distributeurs, ainsi que les responsables du bureau du Chapter local sont ou seront dégagés de toute responsabilité ou tenus à couvert par le membre/l’invité, de tout dommage ou perte encouru par le membre/l’invité, affectant ses biens, qui pourrait découler de sa participation au H.O.G. et aux activités du H.O.G. Cela signifie que chaque membre et tous les membres du Chapter local et son (ses) invité(s) ne sont pas fondés à entreprendre une action judiciaire à l’encontre du Concessionnaire Parrain, du H.O.G., de Harley-Davidson Motor Company, de ses distributeurs et de ses filiales, des Chapters locaux et de leurs agents respectifs et employés, pour tout dommage encouru par eux ou affectant leurs biens.

Article XV – Législation nationale ou locale

Si une partie quelconque de cette Charte devient inopérante pour quelque raison que ce soit, dans le cadre d’une législation nationale ou locale ayant juridiction sur l’objet de la présente Charte, ladite partie sera supprimée de la Charte et le reste de la Charte demeurera valable et continuera à produire son plein effet. Le membre qui participe aux activités peut légitimement engager la responsabilité civile contractuelle du Chapter local voire du H.O.G., étant adhérent à ces organisations, et ce à condition qu’il puisse prouver que le Chapter local n’a pas respecté les obligations attachées au « contrat d’adhésion ».

Article XVI - Polices d’exploitation

1. Abrogation et fin du parrainage : dans le cas où un Concessionnaire Parrain décide de mettre fin ou d’abroger le parrainage d'un Chapter régi par la Charte :

A. Le Concessionnaire Parrain devra informer le représentant approprié du H.O.G. du pays de son intention d’annuler ou de mettre fin au parraingae dans les quinze jours qui précèdent, par une notification écrite donnée au Chapter, significant la rupture ou l’abrogation du parrainage. Cette notification devra être fournie par téléphone ou par fax.

B. Le Concessionnaire Parrain devra fournir au Chapter une notification écrite signifiant que le parrainage est rompu ou abrogé, en indiquant les motifs de la rupture ou de l’abrogation. Ladite notification sera effective quinze jours après la date de remise de la notification. Une copie de la notification écrite du Concessionnaire Parrain aux membres du Chapter devra être envoyée au représentant du H.O.G. du pays et au bureau de H.O.G. Europe.

C. Toute demande ultérieure de Charte par un groupe proposé au parrainage par le précédant Concessionnaire Parrain ne pourra être prise en considération pour acceptation avant une période de trois mois suivant la rupture du Concessionnaire Parrain ou l’abrogation du parrainage du concessionnaire de l’ancien Chapter régi par la Charte.

2. Adhésion : Pour suspendre ou révoquer une adhésion à la Charte, le Concessionnaire Parrain devra procéder comme suit :

A. Notifier au membre par écrit de l’annulation de son adhésion au Chapter. Donner le motif de l’annulation en termes clairs et concis.

B. Rembourser les cotisations du membre du Chapter pour l’année.

C. Envoyer une copie de la lettre d’annulation au représentant approprié du pays.

3. Bulletins circulaires : Les Chapters doivent publier au moins six bulletins circulaires par an pour pouvoir prétendre au maintien de leur affiliation au H.O.G. Les bulletins circulaires pourront consister en un support imprimé informant les membres des activités, par ex : cartes postales, prospectures, publications comprenant plusieurs pages, etc. Les activités répertoriées dans le bulletin circulaire devront préciser s’il s’agit d’un événement ouvert à tous, d’un événement réservé aux membres du H.O.G. ou d’un événement à participation restreinte.

4. Statut du Chapter : Tout Chapter qui ne réalise aucun événement, ou qui ne publie pas six bulletins circulaires par an, verra sa reconnaissance d'organisme affilié au H.O.G. abrogée.

Vous organisez une sortie :

C'est super !

Il faut cependant prévoir quelques contraintes, notamment la déclaration en Préfecture du département (ou des départements) concerné.

Aussi, SVP, préparez l'itinéraire dans le style ci-dessous :

Le circuit est le suivant : Ifs; D229, Soliers; D89 St-André-sur-Orne, Feuguerolles; D147, Bully, Pt du Coudray; D212 Trois-Monts, Goupillières, Thury-Harcourt; D166, Pt de la Mousse; D562, Clécy; Le Vey; D133, St-Rémy, St-Omer, St-Clair; D23 Pont d'Ouilly; D167, Le Mesnil-Villement; D329, St-Philbert-de-l'Orne, La Roche d'Oëtre; D301, Ménil-Hermeï; D239, Rabodanges; D872, Putanges; D909, Falaise; N158, Caen. Des arrêts sont prévus à Thury-Harcourt, Clécy, St-Omer, La Roche-d'Oëtre, Falaise. (En gras, Calvados – en normal, Orne)

Cela permettra à votre secrétaire de préparer sans prise de tête la déclaration officielle.

Pensez aux stations essence !

“Préparez” 2 ou 3 security officers au parcours et à ses difficultés éventuelles (routes à ne pas barrer; passages difficiles,...)

Un rappel cependant : on ne pas organiser une sortie un jour de manifestation Harley Davidson officielle (celles parues dans le calendrier annuel).

And ride safe !!!!!